Back-office · Workflows · Opérations

Admin Playbook Codinfy

Guide complet d'exploitation du back-office Codinfy pour les équipes produit, support, opérations et direction. Chaque module y est détaillé avec son workflow, ses actions et ses bonnes pratiques.

1. Accès & rôles

Le back-office Codinfy est accessible via /admin et protégé par plusieurs couches de sécurité cumulatives.

Authentification

Connexion via /connexion avec email + mot de passe.
Si 2FA activé : challenge TOTP obligatoire après login.
La politique 2FA admin est configurable dans Sécurité.

RBAC — Rôles

super-admin : accès total, toutes permissions.
admin : accès complet sauf gestion des rôles.
support : tickets, clients (lecture), licences (lecture).
finance : paiements, factures, remboursements.
marketing : coupons, affiliés, notifications.

Restriction IP

Allowlist IP/CIDR optionnelle pour /admin.
Configurable dans Admin > Sécurité > Restriction IP.
Ajouter les IP de bureau et VPN avant activation.
Les blocages sont audités automatiquement.

Activez la restriction IP uniquement après avoir ajouté toutes vos IP légitimes. Un verrouillage accidentel nécessite un accès direct au fichier .env pour désactiver.

2. Tableau de bord KPIs

Le dashboard admin affiche les métriques temps réel et l'état de santé de la plateforme.

KPIs financiers

MRR (Monthly Recurring Revenue)
Revenus du jour / 7 jours / 30 jours
Transactions en attente
Taux de conversion du checkout

KPIs produit

Licences actives / expirées / suspendues
Nouvelles activations du jour
Tickets support ouverts / hors SLA
Score NPS prédit (CRM)

Santé système

État des intégrations API (vert / rouge)
Dernier cron exécuté
Webhooks en erreur
Alertes sécurité actives

3. Produits & versions

Créer ou modifier un produit

Admin > Produits > Nouveau produit (ou éditer un existant).

Renseigner : titre, slug, version actuelle, description courte et longue, prix Standard / Extended / Agency en XOF (ou devise configurée).

Définir la distribution : codinfy_only, codecanyon_only ou both. Si CodeCanyon, renseigner l'item_id Envato.

Uploader le ZIP dans storage/app/products/ et renseigner le chemin. Les fichiers ZIP ne sont jamais exposés dans public/.

Renseigner les URLs de démo et de preview, les requirements, le changelog et le nombre de mois de support par défaut.

Publier le produit (statut active). Il apparaît immédiatement dans la boutique publique.

Publier une nouvelle version

Admin > Produits > Versions > Nouvelle version.

Renseigner le numéro de version (semver recommandé : 2.1.0), le changelog, les release notes et indiquer si la version est breaking.

Uploader le nouveau ZIP. L'ancienne version reste disponible pour rollback client.

Lancer codinfy:send-update-notifications pour notifier tous les détenteurs de licence actifs.

Modération avis & questions

Avis clients

Modérer les avis depuis Admin > Produits > Avis. Actions : approuver, rejeter ou signaler un avis inapproprié. Les avis approuvés sont visibles sur la fiche produit publique.

Questions Q&A

Répondre aux questions techniques depuis Admin > Produits > Questions. Les réponses sont visibles sur la fiche produit et indexées par Awa pour le support.

4. Console licences

Actions disponibles sur une licence

Action	Effet	Usage
Modifier statut	active / grace / suspended / expired	Suspension suite à litige ou non-paiement.
Changer domaine principal	Met à jour le domaine autorisé	Migration serveur côté client.
Étendre le support	Ajoute N mois à `support_expires_at`	Geste commercial ou renouvellement.
Ajouter un domaine	Autorise un nouveau domaine (licence Agency)	Client multi-sites.
Révoquer un domaine	Désactive un domaine de la liste	Transfert ou revente de site.

Console anomalies

Admin > Licences > Anomalies liste les alertes générées automatiquement :

Alerte Trop d'IPs uniques pour une licence (> 5).
Alerte Vérifications invalides répétées (> 8/h).
Critique Débordement de domaines autorisés.
Critique Vérifications invalides massives (> 20/h).

Action recommandée : vérifier manuellement, contacter le client, puis suspendre ou blacklister si fraude avérée.

Les logs de vérification (license_checks) sont conservés et purgés automatiquement par codinfy:cleanup-license-checks. Consulter ces logs avant toute suspension pour éviter les faux positifs.

5. Gestion clients

Profil client

Modifier depuis Admin > Clients > Éditer :

Statut (active / suspended / banned)
Niveau fidélité (bronze / silver / gold / platinum)
Langue et devise préférées
Société, numéro TVA

Gestion wallet

Ajuster le solde wallet depuis Admin > Clients > Wallet :

Crédit : ajouter un crédit avec motif (bonus, remboursement, geste).
Débit : déduire un montant avec justification.
Chaque ajustement crée automatiquement une transaction wallet tracée.

Score CRM client

Grade	Score	Signification	Action recommandée
A	80–100	Client premium, très engagé	Upsell Agency, accès anticipé, programme VIP.
B	60–79	Client actif	Proposer upgrade Extended, newsletter produit.
C	40–59	Engagement variable	Campagne réactivation, coupon fidélité.
D	0–39	Client à risque de churn	Contact support proactif, offre personnalisée.

6. Paiements & factures

Workflow facture standard

Admin > Paiements → repérer les factures en pending depuis plus de 24h.

Cliquer Vérifier : Codinfy interroge la gateway pour récupérer le statut réel.

Si confirmé payé : Marquer payée avec la référence de transaction gateway.

La licence est activée automatiquement, un email de confirmation est envoyé au client, la facture PDF est générée.

Remboursement

Admin > Paiements > Rembourser → saisir le motif.

La facture passe en refunded, la licence associée est suspendue.

Option : créditer le wallet client plutôt qu'un remboursement gateway (plus rapide).

Litige / Chargeback

Ouvrir un litige depuis la facture concernée.

Suspendre la licence par précaution pendant l'instruction.

Résoudre le litige en won (réactiver licence) / lost (rembourser) / closed (clore sans action).

Relances automatiques

# Relancer les factures pending âgées
php artisan codinfy:send-invoice-reminders

# Synchroniser le statut gateway des pending
php artisan codinfy:sync-pending-invoices

7. Support & SLA

Workflow ticket

Réception du ticket → assignation agent.
Triage : priorité, catégorie, liaison licence.
Réponse ou note interne.
Basculer vers pending, waiting_customer ou resolved.
Si escalade : note interne + tag Awa pour résumé.
Clôture après confirmation client ou délai.

Macros & réponses types

Préparer des réponses types dans Admin > Support pour les cas fréquents :

Activation de licence
Changement de domaine
Téléchargement non disponible
Remboursement refusé
Question technique générique

Base de connaissances (FAQ admin)

Créer et gérer des articles depuis Admin > Support > Base de connaissances. Les articles sont :

Visibles sur /faq publiquement.
Indexés par Awa pour les réponses automatiques de niveau 1.
Tagués et catégorisés pour la recherche.

Awa peut générer automatiquement des suggestions d'articles FAQ à partir des tickets résolus (Smart FAQ Builder). Activer cette fonctionnalité dans Admin > AI/Awa > Paramètres.

8. CMS & Pages légales

Pages CMS

Créer ou modifier des pages depuis Admin > CMS. Chaque page possède :

Un slug unique (/legal/cgu, /a-propos…)
Un contenu JSON (blocs éditables)
Des métadonnées SEO (title, description, OG)
Un statut (brouillon / publié)

Versioning légal

Chaque modification d'une page légale crée une nouvelle version avec :

Numéro de version incrémental
Résumé des changements
Date de publication
Auteur de la modification

L'historique complet est consultable dans Admin > CMS > Versions légales.

Pages légales standard à maintenir

Page	Slug	Fréquence de révision
Conditions Générales d'Utilisation	`/legal/cgu`	Annuelle ou lors de changements majeurs
Politique de Confidentialité	`/legal/confidentialite`	Annuelle ou changements RGPD
Politique de Remboursement	`/legal/remboursement`	Selon la politique commerciale
Politique Cookies	`/legal/cookies`	Annuelle

9. AI / Awa — Configuration & utilisation

Activation

Admin > AI/Awa > Paramètres :

Activer / désactiver Awa (feature flag)
Choisir le modèle OpenAI (gpt-4 recommandé)
Régler le ton : professionnel / décontracté / formel
Configurer la clé OpenAI depuis Admin > Paramètres > APIs

System Prompt

Personnaliser le comportement d'Awa avec un system prompt adapté à Codinfy :

Rôle et nom de l'assistante
Langue par défaut
Sources de connaissances autorisées
Règles d'escalade humain

Test & validation

Tester Awa directement depuis l'interface admin :

Simuler une question client
Vérifier la cohérence de la réponse
Valider le tone of voice
Tester l'escalade humain

Niveaux d'Awa

Niveau	Capacités	Activation
N1 Support	FAQ, contexte licence, résumé + tags auto tickets	Par défaut dès activation
N2 Productivité	Onboarding produit, Smart FAQ Builder, aide éditeur CMS	Feature flag `awa_level_2`
N3 Business	Upsell contextuel, Proposal Builder PDF, Rapport CEO, Marketing	Feature flag `awa_level_3`
N4 Sécurité	Score anti-fraude licences, modération contenu	Feature flag `awa_level_4`

Gestion des conversations

Admin > AI/Awa > Conversations permet de :

Voir toutes les conversations actives et historiques.
Consulter les scores de satisfaction (feedback 👍👎 des clients).
Marquer une conversation comme résolue ou escaladée.
Voir les tokens consommés et la latence par message.

10. CRM avancé

Scoring A/B/C/D

Le CRM calcule un score 0–100 sur 8 dimensions pondérées :

Connexions récentes (login activity)
Nombre de tickets support
Tickets résolus positivement
Achats et factures
Licences actives
Engagement wallet/affiliation
Ancienneté et fidélité
NPS prédit

Prédictions IA

Churn risk : probabilité de non-renouvellement. Seuil alerte : 70%.
Upsell probability : probabilité d'achat additionnel. Cibler les > 75%.
Recalcul nightly via codinfy:compute-crm-scores.
Cohortes hebdomadaires via codinfy:compute-cohorts.

Créer une campagne CRM

Admin > CRM > Campagnes > Nouvelle campagne.

Choisir le segment cible (grade D, churn > 70%, segment RFM, etc.).

Choisir le canal : email, push notification, Awa, ou WhatsApp B2B.

Rédiger le message ou utiliser Awa (niveau 3) pour générer le contenu.

Planifier ou envoyer immédiatement. Suivre les métriques dans le tableau campagnes.

Journaliser un événement CRM

Tout événement significatif peut être journalisé manuellement ou automatiquement :

// Via l'API admin ou automatiquement lors d'actions clés :
// purchase, login, support_ticket, license_activated, wallet_credit,
// affiliate_click, page_view, email_opened, coupon_used…

11. Marketing

Coupons

Type : pourcentage ou montant fixe.
Limiter à un produit, une catégorie, un utilisateur ou un pays.
Définir une date d'expiration et un nombre d'utilisations max.
Applicable au checkout avant paiement.

Cartes-cadeaux

Créer des codes à montant fixe.
Le client les échange depuis son espace → crédit wallet.
Le wallet peut couvrir tout ou partie d'une commande.

Flash Deals

Offre limitée dans le temps sur un produit.
Affichage automatique sur la fiche produit avec countdown.
Expiration automatique à la date configurée.

Bundles

Regrouper plusieurs produits à prix réduit.
Le bundle génère une licence par produit inclus.
Affiché sur /bundles/{slug}.

Programme affiliation

L'affilié reçoit un lien de référence unique.
Commission configurable par affilié (%).
Suivi clics, conversions et gains dans l'espace client.
Payout depuis Admin > Marketing > Affiliés.

Notifications broadcast

Envoyer une notification in-app à tous les clients ou un segment.
Types : info, succès, alerte, mise à jour produit.
Visibles dans le centre de notifications client.

Webhooks sortants

Configurez des webhooks sortants pour notifier vos systèmes externes :

Événements disponibles : invoice.paid, license.activated, ticket.created, user.registered…
Chaque webhook possède un secret HMAC pour validation côté récepteur.
Les livraisons échouées sont rejouées automatiquement par codinfy:retry-failed-webhooks.

12. Sécurité & RBAC

Audit logs

Toutes les actions admin significatives sont journalisées avec :

Utilisateur, action, modèle concerné
Anciennes et nouvelles valeurs (diff)
IP et user-agent
Horodatage

Consultable dans Admin > Sécurité > Audit.

Sessions actives

Admin > Sécurité > Sessions :

Voir toutes les sessions admin actives (device, IP, dernière activité).
Révoquer une session ciblée.
Révoquer toutes les sessions d'un utilisateur.

Blacklist

Blacklister une entité suspecte :

Types : IP, domaine, email, purchase_code
Raison obligatoire pour traçabilité
Effet immédiat sur les appels API de validation

Alertes système

Créer des alertes depuis Admin > Sécurité > Alertes pour :

Incidents sécurité en cours
Anomalies licences critiques
Problèmes d'intégration

Chaque alerte peut être assignée et marquée résolue.

Politique 2FA admin

Mode	Comportement
`optional`	Le 2FA est proposé mais non obligatoire. Mode bootstrap lors du premier accès.
`required`	Tous les comptes admin doivent activer le 2FA pour accéder au back-office.

Basculer en mode required uniquement après que tous les admins actifs ont activé leur TOTP. Sinon, certains comptes seront bloqués.

Demandes de confidentialité (RGPD)

Admin > Sécurité > Demandes de confidentialité liste les requêtes RGPD des clients :

access : le client veut accéder à ses données.
delete : le client veut supprimer son compte.
portability : le client veut exporter ses données.

Délai légal : 30 jours. Lancer codinfy:monitor-privacy-requests pour surveiller les délais.

13. Paramètres globaux

Plateforme

Nom du site, titre, email officiel
URL de la plateforme
Devises acceptées
Langues disponibles
Feature flags (wallet, affiliation, Awa, PWA, CRM…)

APIs & intégrations

Clés passerelles paiement
Clé OpenAI (Awa)
Paramètres SMTP
Clé reCAPTCHA
Configuration S3/stockage

Diagnostic & maintenance

Lancer le diagnostic API (vérifie toutes les clés)
Envoyer un email de test SMTP
Générer un rapport opérationnel
Gérer les packs de traduction JSON (créer, éditer, exporter)

Principe clé Codinfy : toutes les clés API et configurations sensibles sont stockées dans tbl_config (BDD), modifiables en temps réel depuis l'admin sans redéploiement ni accès serveur. Seul le .env contient les paramètres d'infrastructure de base (DB, APP_KEY, APP_URL).